Utilisez les rappels

Utilisez les rappels pour mieux gérer vos transitions et rester zen

Vous connaissez ce moment où, concentré sur une tâche, vous vous rendez soudain compte qu’il vous reste à peine deux minutes pour filer à votre prochaine réunion ? Si oui, bienvenue dans le monde de ceux qui, comme moi, n’ont pas encore pleinement exploité la magie des rappels. Un rappel bien programmé peut vous sauver de la panique, vous aider à terminer une tâche en douceur et vous offrir quelques minutes pour vous préparer mentalement avant de passer à la suivante. Dans ce billet, je vous explique comment tirer parti des rappels pour gérer vos transitions avec sérénité.

Pourquoi les rappels sont essentiels pour bien gérer son temps ?

Notre cerveau n’est pas fait pour passer instantanément d’une tâche à une autre, même si le rythme de nos journées semble souvent nous le demander. En réalité, chaque changement d’activité exige un petit temps de préparation. Les rappels vous offrent ce “sas de décompression” indispensable. Au lieu d’être brutalement interrompu par le prochain rendez-vous ou la prochaine tâche, vous recevez une alerte qui vous prépare à faire la transition. Vous terminez ce que vous avez en cours de façon plus sereine, vous prenez un moment pour respirer, et hop ! vous êtes prêt à attaquer la suite sans précipitation.

Comment choisir le bon timing pour les rappels ?

Le timing est tout : un rappel trop tardif ne vous laisse pas assez de temps pour vous préparer, tandis qu’un rappel trop en avance risque de se perdre dans l’agitation de la journée. Voici quelques conseils pour bien régler vos rappels en fonction de vos besoins :

1. Pour les tâches nécessitant une transition rapide :

Un rappel 10 à 15 minutes avant est souvent suffisant. Par exemple, si vous avez une réunion à 14 h, un rappel à 13 h 45 vous laisse le temps de ranger ce que vous faites, d’aller boire un café, et de rejoindre la réunion frais et dispos.

2. Pour les rendez-vous à l’extérieur :

Pensez à inclure le temps de déplacement dans votre rappel. Si vous avez un rendez-vous à l’autre bout de la ville, un rappel 30 minutes avant (ou même plus, selon le trajet) peut être utile. L’objectif est de vous assurer que vous partez à temps, sans vous précipiter, pour arriver sereinement.

3. Pour les tâches complexes ou créatives :

Parfois, vous avez besoin de quelques minutes pour sortir mentalement d’une tâche. Un rappel 15 à 20 minutes avant vous permet de clore la session sans tout bâcler.

Maximisez l’efficacité des rappels avec quelques astuces simples

Les rappels sont encore plus efficaces quand vous les configurez en fonction de vos propres rythmes de travail et de vos préférences. Voici quelques astuces que j’utilise pour tirer le meilleur parti de mes rappels :

• Paramétrez un second rappel :

Pour les rendez-vous importants, un second rappel peut être utile. Un premier rappel 30 minutes avant pour vous préparer, puis un rappel de “dernière minute” 5 minutes avant l’heure du rendez-vous. Cela vous évite d’oublier votre rendez-vous même si vous êtes plongé dans une tâche prenante.

• Pensez aux rappels pour les pauses :

Oui, les rappels peuvent aussi vous indiquer qu’il est temps de faire une pause ! Si vous avez tendance à enchaîner les réunions ou à rester plongé dans vos dossiers, programmer un rappel “pause de 5 minutes” vous permet de souffler et de rester productif sur la durée.

• Testez différents timings :

Chacun a ses propres habitudes, et le rappel parfait n’est pas universel. Testez différents timings pour voir ce qui fonctionne le mieux pour vous. Un rappel trop tôt peut être inefficace, tandis qu’un rappel trop tard peut devenir stressant. L’important, c’est d’ajuster vos rappels à votre rythme.

Évitez l’erreur des rappels trop tardifs

Programmer un rappel, c’est bien, mais encore faut-il qu’il soit utile. Un rappel qui arrive trop tard risque d’être plus stressant qu’utile. Imaginez-vous recevoir une alerte 5 minutes avant un rendez-vous alors que vous êtes en plein milieu d’un appel téléphonique important. Impossible de vous organiser sereinement. Mieux vaut prévoir un peu de marge : un rappel bien placé vous donne le temps de faire la transition, sans stress.

En conclusion

Les rappels sont l’un des outils les plus simples et les plus puissants pour gérer vos transitions entre tâches et rendez-vous. Ils vous aident à prendre de l’avance sur les échéances, à vous organiser avec calme et à éviter la course contre la montre. Alors, n’hésitez pas à les utiliser ! Que ce soit pour préparer un rendez-vous, anticiper un déplacement, ou même pour penser à faire une pause, les rappels sont là pour vous soutenir tout au long de la journée. Adoptez-les, ajustez-les à vos besoins, et appréciez la sérénité qu’ils vous apportent !