Renvoyez les gens à leurs responsabilités

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Regardez votre boîte mail. Combien de messages y trouvent leur origine dans ce simple geste : quelqu’un vous a transféré un problème ? Ce fameux « FWD : » qui semble presque crier « Tiens, débrouille-toi avec ça » ? Ce sont les patates chaudes numériques : ces sujets qui passent d’un bureau à l’autre, et qui, par un hasard systématique, finissent souvent… chez vous.

Mais pourquoi donc ? Pourquoi vous ? Parce que c’est facile. Parce que c’est rapide. Et, surtout, parce que certains préfèrent déléguer leurs responsabilités plutôt que de les assumer. Le résultat ? Votre boîte déborde, votre temps s’évapore, et eux, tranquilles, passent à autre chose.

Identifiez les pros de la « patate chaude »

Le premier pas pour sortir de cette spirale, c’est de reconnaître les champions de cette discipline olympique du « FWD ». Ces collègues ou collaborateurs qui, au lieu de traiter un problème, se contentent de vous le transmettre, souvent accompagné d’un petit commentaire laconique comme « À voir avec toi » ou « Tu gères ? ».

Regardez bien vos messages : il y a un schéma. Ces pros de la patate chaude sont faciles à repérer. Ils sont toujours les premiers à cliquer sur « transférer », rarement à proposer une solution, et encore moins à prendre des initiatives. Ils préfèrent que vous fassiez le tri, le travail ou la décision.

Comment leur renvoyer la balle (gentiment)

Cela peut sembler délicat au début, mais il est crucial de renvoyer ces personnes à leurs propres responsabilités. Et non, cela ne signifie pas être brutal ou abrupt, mais plutôt apprendre à poser des limites claires et assertives. Voici quelques pistes :

1. Posez des questions précises :

Lorsqu’on vous transfère un problème sans contexte ni réflexion, retournez la situation. Demandez : « Quel est ton avis sur ce sujet ? Quelles seraient, selon toi, les options possibles ? » Vous les obligez à réfléchir avant de vous solliciter.

2. Clarifiez leurs responsabilités :

Si un e-mail concerne un domaine où une autre personne est censée être en charge, rappelez-le gentiment : « Ce sujet relève de ta responsabilité. Je te laisse le traiter et me tenir informé si besoin. » En reformulant ainsi, vous leur signalez que ce n’est pas à vous de porter leur problème.

3. Proposez une discussion directe :

Parfois, les échanges d’e-mails interminables sont une façon de fuir la confrontation ou la prise de décision. N’hésitez pas à suggérer : « Ce sujet mérite qu’on en discute directement. Passons un coup de fil ou prenons 10 minutes pour le régler ensemble. »

Fixez vos limites : vous n’êtes pas un centre de tri

Souvent, les gens s’habituent à vous voir comme une sorte de « hub » central où tout converge. Mais ce rôle, vous ne l’avez pas demandé, et il finit par devenir toxique. Si vous laissez cette dynamique se poursuivre, vous risquez d’être constamment surchargé, tout en formant un cercle vicieux : plus vous acceptez, plus on vous envoie.

Petit rappel : votre rôle n’est pas de faire le tri pour les autres. Vous n’êtes pas un centre de redistribution des problèmes. Votre temps est précieux, et il est légitime de le protéger.

Les résistances : pourquoi certains rechigneront

Ne vous attendez pas à des applaudissements lorsque vous commencerez à renvoyer les responsabilités. Certains collègues peuvent mal le prendre. Ils trouveront que vous êtes « moins disponible », ou pire, que vous « fuyez vos responsabilités ». Mais rappelez-vous : ces mêmes personnes sont souvent celles qui abusent du système.

La solution ? Restez constant. Plus vous affirmez vos limites, plus ces comportements s’ajusteront. Et surtout, n’oubliez pas : si vous laissez ces « passe-plats » continuer, c’est votre charge de travail – et votre motivation – qui en paiera le prix.

Conclusion : responsabilisez pour respirer

Pour reprendre le contrôle de votre boîte mail (et de votre temps), il est impératif d’apprendre à renvoyer certains e-mails à leurs expéditeurs. Faites-le avec tact, mais fermeté. Vos collègues doivent comprendre que vous n’êtes pas là pour absorber les problèmes qu’ils ne veulent pas traiter. Responsabiliser les autres, c’est aussi se responsabiliser soi-même : envers son temps, ses priorités, et son équilibre. Alors, à la prochaine patate chaude… renvoyez la balle.