CALENDRIER

Faîtes apparaître le temps de trajet

Vous est-il déjà arrivé d’accepter un rendez-vous à 10 h en oubliant totalement que le trajet jusqu’à l’autre bout de la ville vous prend bien 45 minutes ? Si oui, bienvenue au club ! Omettre le temps de déplacement est une erreur courante qui peut non seulement vous causer du stress, mais aussi donner à vos collègues l’impression que vous êtes dispo alors qu’en réalité, vous êtes dans le tram ou coincé dans les bouchons. Aujourd’hui, je vous explique pourquoi il est essentiel d’inclure vos temps de trajet dans votre calendrier pour rester zen et éviter les mauvaises surprises.

Pourquoi le temps de trajet est-il important ?

Imaginez que vous avez un rendez-vous client à 10 h à l’extérieur. Vous l’inscrivez dans votre calendrier, mais vous oubliez de prendre en compte les 30 minutes nécessaires pour y arriver. Résultat : votre agenda vous dit que vous êtes libre de 9 h à 10 h, ce qui peut donner des idées à un collègue qui a bien l’intention de vous caser une réunion de dernière minute. Et là, catastrophe : vous voilà coincé, à jongler avec deux rendez-vous impossibles à honorer en même temps. En bloquant vos temps de trajet, vous évitez non seulement ce genre de casse-tête, mais vous libérez aussi votre esprit. Vous savez exactement combien de temps vous avez vraiment et, croyez-moi, votre journée se passera bien mieux !

Deux techniques pour intégrer vos déplacements dans votre calendrier

Inutile de révolutionner votre agenda ; il suffit de quelques ajustements simples. Voici deux techniques que je recommande pour intégrer facilement le temps de trajet :

1. Inclure le temps de déplacement dans la durée du rendez-vous

La première méthode est basique : vous incluez directement le temps de trajet dans la durée totale du rendez-vous. Par exemple, si vous avez une réunion à 10 h et que vous savez que le trajet prend 30 minutes, vous bloquez le créneau de 9 h 30 à 11 h (ou plus, selon la durée de la réunion). Attention, petite astuce : ajoutez une note dans votre rendez-vous indiquant l’heure réelle du rendez-vous pour éviter de vous présenter à 9 h 30 chez le client qui, lui, vous attend pour 10 h.

2. Utiliser la fonction “temps de trajet” de votre logiciel

Si vous utilisez un logiciel comme Outlook ou Google Calendar, sachez qu’ils offrent souvent une fonction “temps de trajet”. En activant cette option, votre calendrier affiche automatiquement le déplacement comme une activité distincte. C’est clair, net et précis. Plus de doute pour vos collègues qui verront que ce créneau est déjà pris. Petit bonus : si vous utilisez des outils qui calculent les trajets en fonction de la circulation, vous pouvez même obtenir une estimation réaliste du temps de déplacement en fonction de l’heure.

Les bénéfices d’une bonne gestion du temps de trajet

En intégrant le temps de trajet, vous réduisez considérablement votre stress. Vous savez à l’avance combien de temps vous avez vraiment, sans risque d’oubli ou de surprise. De plus, vous envoyez un message clair à ceux qui partagent votre agenda : le créneau est bloqué, inutile d’essayer de caler un autre rendez-vous. Vous gagnerez en tranquillité d’esprit, et en prime, vous ne vous retrouverez plus jamais à courir à la dernière minute, stressé et en retard.

Petite mise en garde pour les adeptes du multitâche

Je vous entends déjà dire : “Mais moi, je profite des trajets pour envoyer des mails ou passer des coups de fil.” C’est très bien, mais attention : en essayant de maximiser chaque minute, vous prenez le risque d’en faire trop. Parfois, un bon trajet en silence, sans mail, sans appel, est la meilleure préparation avant un rendez-vous. Alors, même si c’est tentant de se transformer en super-héros de la productivité, laissez-vous du temps pour respirer entre deux rendez-vous – votre santé mentale vous dira merci.

En conclusion

Le temps de trajet n’est pas une parenthèse qu’on peut ignorer. En l’incluant dans votre calendrier, vous vous assurez une organisation plus fluide et réaliste. Vous éliminez le stress des dernières minutes et montrez à vos collègues que vous prenez votre emploi du temps (et le leur) au sérieux. Alors, dès maintenant, faites de votre calendrier votre allié en y ajoutant vos déplacements. Vous verrez : moins de stress, plus de ponctualité, et beaucoup plus de sérénité.