Les outils de base pour automatiser son activité

Quand on entend “automatisation,” on a souvent l’impression qu’il faut maîtriser des logiciels compliqués ou faire appel à un ingénieur. En réalité, il existe aujourd’hui des outils en ligne très simples à prendre en main, même si vous n’êtes pas un “pro” de l’informatique. L’idée, c’est de connecter vos différents services entre eux pour qu’ils “se parlent” sans que vous ayez à le faire manuellement.

Zapier, Make et IFTTT

Si vous êtes un peu curieux, ces noms vous sont peut-être familiers. Zapier, Make ou IFTTT (pour “If This Then That”) sont des plateformes qui servent de ponts entre différentes applications. Par exemple, vous pouvez automatiser l’opération suivante : “Si je reçois un email avec une pièce jointe, alors enregistre-la directement dans un dossier Google Drive.” Plus de risque de perdre un document important au fond de votre boîte mail. De la même manière, vous pouvez relier votre logiciel de facturation à votre CRM, ou votre outil de marketing par email à votre liste de contacts.

Les suites bureautiques en ligne

Google Drive, Microsoft 365 ou Dropbox sont devenus des alliés incontournables. Ils permettent d’héberger vos fichiers et de les synchroniser automatiquement sur tous vos appareils. Certains proposent aussi des automatisations internes (avec des scripts préprogrammés) pour renommer des documents ou les classer dans le bon dossier. C’est un peu comme engager un stagiaire pour ranger votre bureau tous les matins, sauf qu’il ne vous coûte rien (ou pas grand-chose).

Les outils de planification

Hootsuite, Buffer, ou Later vous aident à programmer vos posts sur les réseaux sociaux. Plutôt que de vous connecter chaque jour, vous créez vos publications à l’avance, et elles partent automatiquement. Même chose pour la prise de rendez-vous : Calendly ou YouCanBook.me se chargent d’envoyer un lien à vos clients pour qu’ils choisissent un créneau, et envoient un rappel la veille. Vous évitez ainsi les allers-retours infinis du type “Et lundi, t’es dispo à quelle heure ?”

Astuces pour bien démarrer

Ne cherchez pas à tout automatiser d’un coup. Commencez par un petit “flux” simple : par exemple, sauvegarder automatiquement vos factures dans un dossier. Ensuite, testez un outil de planification pour vos réseaux sociaux. Au fil du temps, vous verrez ce qui vous facilite réellement la vie et ce qui est trop “usine à gaz.” Le but n’est pas de se noyer sous les paramétrages, mais de gagner en efficacité.

Au final, ces outils de base peuvent grandement vous simplifier la tâche. Vous verrez rapidement que certaines actions répétitives disparaissent de votre to-do list, comme par magie. Un bon moyen de dégager du temps pour ce qui compte vraiment : vos clients, vos projets, et pourquoi pas, un peu de repos de temps en temps.