Les étapes clés pour mettre en place une stratégie d’automatisation réussie

AUTOMATISATION

Les étapes clés pour mettre en place une stratégie d’automatisation réussie

Automatiser, c’est bien, mais se lancer n’importe comment, c’est risqué. Si vous voulez que votre stratégie d’automatisation soit efficace et ne se retourne pas contre vous, il faut un minimum de méthode. Voici les grandes étapes pour avancer sans vous éparpiller.

1. Faire l’inventaire de vos tâches récurrentes

Prenez un carnet (ou un document sur votre ordi) et listez toutes les tâches que vous effectuez au moins une fois par semaine. Qu’il s’agisse de relances clients, de publications sur Facebook, de création de factures, notez tout. Vous allez vite voir qu’une partie de votre temps part dans des opérations répétitives qui pourraient être confiées à un outil.

2. Prioriser les automatisations les plus rentables

On peut avoir envie d’automatiser mille choses, mais mieux vaut commencer par celles qui vous font vraiment gagner du temps et de l’énergie. La facturation, par exemple, est souvent un bon point de départ. Ou la sauvegarde de vos documents. Posez-vous la question : “Qu’est-ce qui me prend le plus la tête ou me fait perdre le plus de temps chaque semaine ?” C’est là qu’il faut agir en premier.

3. Choisir les bons outils

Pas la peine de multiplier les plateformes. Repérez déjà celles qui s’intègrent bien à vos outils actuels. Si vous utilisez beaucoup Gmail et Google Drive, regardez du côté des automatisations Google. Si vous avez un site WordPress, explorez les plugins existants. Et si vous avez besoin de connecter plusieurs services entre eux, Zapier ou Make sont vos amis. L’important, c’est que l’outil soit simple à prendre en main et qu’il réponde à vos besoins essentiels.

4. Configurer et tester

Une fois l’outil choisi, prenez le temps de tout paramétrer proprement. Testez vos scénarios d’automatisation un par un. Envoyez-vous des emails de test, regardez si les données se classent au bon endroit. N’hésitez pas à faire des “fausses manips” pour voir comment le système réagit. Mieux vaut repérer un bug pendant la phase de test que de laisser des clients le subir.

5. Former ou informer les personnes concernées

Même si vous êtes seul à la barre, vous pouvez avoir un partenaire, un freelance ou un collaborateur ponctuel. Expliquez-lui le fonctionnement de votre automatisation, histoire qu’il sache comment ça marche et qu’il puisse aussi tirer parti du système. Si vous avez un assistant virtuel, par exemple, il/elle doit comprendre ce qui est géré automatiquement et ce qui nécessite une intervention humaine.

6. Surveiller et ajuster

L’automatisation, ce n’est pas “on paramètre et on oublie.” Il faut vérifier de temps en temps que tout fonctionne, que le volume de données reste dans votre forfait et que vos clients ne reçoivent pas trois relances au lieu d’une. Les besoins peuvent aussi évoluer. Peut-être qu’au fil du temps, vous aurez envie d’automatiser de nouvelles tâches, ou au contraire, d’arrêter certaines qui ne vous servent pas tant que ça.

Bref, une stratégie d’automatisation réussie suit un chemin logique : inventaire, priorisation, choix des outils, configuration, test, formation et suivi. En procédant ainsi, vous minimisez les risques de mauvaise surprise et vous maximisez vos gains de temps… et de sérénité.