Automatiser les tâches administratives et juridiques

AUTOMATISATION

Automatiser les tâches administratives et juridiques

Avouons-le, la paperasse n’est pas vraiment le moment le plus palpitant de la vie d’un entrepreneur. Rédiger un devis, signer un contrat, établir des conditions générales de vente… tout ça prend du temps. Heureusement, il existe des façons d’automatiser une partie de ces tâches, histoire de vous libérer l’esprit pour vos missions plus créatives.

Des modèles de documents prêts à l’emploi

La première astuce, c’est de créer des modèles de documents. Vous pouvez très bien avoir un modèle de devis, de facture, ou de contrat, où il vous suffit de remplacer quelques champs (nom du client, montant, date, etc.). Certains services en ligne vous permettent de générer ces modèles et de les préremplir automatiquement à partir d’un formulaire. C’est un peu comme un bon vieux “Copier-Coller,” mais en version modernisée, sans risque d’oubli ni de faute de frappe (du style “Cher Madame Dupont” alors que vous vous adressez à Monsieur Martin).

Signature électronique

Finie l’époque où l’on imprimait tout un tas de pages, où l’on signait à la main, puis où l’on scannait pour renvoyer le document par email. Des outils comme DocuSign, Yousign ou HelloSign proposent l’automatisation du processus de signature. Vous envoyez un lien au client ou au prestataire, il signe directement en ligne, et le document revient dans votre boîte, validé. Mieux encore, vous pouvez souvent paramétrer des rappels automatiques si la signature tarde à arriver. Un petit message poli qui dit : “Hop, on attend encore votre signature.”

Rappels pour les obligations légales

Si votre statut d’auto-entrepreneur vous impose des déclarations trimestrielles ou annuelles, ou si vous avez des échéances pour renouveler des contrats, pourquoi ne pas automatiser des alertes ? Sur Google Agenda ou via un gestionnaire de tâches (voir mes billets de blog sur le sujet), vous pouvez programmer une notification quelques jours (ou semaines) avant la date limite. Ainsi, vous évitez la sueur froide du “Mais… c’était pour hier !”

Les limites de l’automatisation juridique

Bien sûr, il ne s’agit pas de tout confier à un robot. Les documents juridiques ont parfois besoin d’être validés par un professionnel (avocat, expert-comptable…), surtout si vous êtes sur un cas particulier (clauses spécifiques, contrats internationaux, etc.). Mais pour les scénarios courants, avoir des modèles types et des signatures électroniques suffit largement pour gagner du temps et éviter de se noyer dans les papiers.

En fin de compte, l’automatisation administrative et juridique, c’est une manière de se débarrasser des tâches répétitives pour mieux se concentrer sur l’essentiel. Vous respirez mieux, vos clients aussi, et vos dossiers sont tenus à jour sans nécessiter des heures de “corvée” chaque semaine.