10 conseils d'expert pour bien gérer votre liste de tâches

On a tous beaucoup à faire, que ce soit au bureau, à l'école, à la maison, au club de foot… les activités et les actions à prendre ne manquent pas. Alors pour ne rien oublier, on fait des listes…mais ça ne marche pas toujours: les listes s'allongent, les tâches s'accumulent et on finit par se sentir dépassé et inefficace ! Comment faire pour que ça marche ? Est-ce que le problème est en nous ou dans la liste de tâches ? Si vous avez suivi mes conseils pour avoir une motivation à toute épreuve et une discipline de fer, alors il est temps de regarder vos listes de tâches ! Je vous propose aujourd'hui mes 10 conseils pour des listes efficaces, qui vous aident enfin à réaliser vos actions et à retrouver le sens du devoir accompli !

1. ne mélangez pas actions et infos dans vos listes de tâches

Une erreur qui est souvent faite est de mélanger dans une liste de tâches des actions à prendre et des informations sur des actions. Par exemple, si vous voulez réserver un restaurant, vous aurez une tâche pour réserver le restaurant et une autre avec les coordonnées du restaurant. Ce mélange des genres a pour conséquence un encombrement de la liste de tâches: la liste perd en clarté et il devient difficile d'identifier ce qui est vraiment à faire. D'une façon générale, ne mettez dans une liste de tâches que des éléments que vous pouvez actionner, c'est-à-dire qui constituent des actions. Une tâche = une action à prendre.

2. soignez la formulation

La formulation est le secret de la liste de tâches ! Lorsque vous prenez note d'une tâche, utilisez un verbe d'action. Par exemple, si vous devez changer l'ampoule d'un phare de la voiture (un exemple d'actualité pour moi !), n'écrivez pas simplement "voiture" sur votre liste, vous ne saurez que faire ! Faut-il laver la voiture ? La vendre ? La mener au garage pour une révision ? Ou changer l'ampoule cassée ? Ce manque de clarté vous contraint à réfléchir à l'action, même inconsciemment, à chaque fois que vous lisez votre liste de tâches. C'est un effort supplémentaire dont vous n'avez pas besoin. Par ailleurs, écrire simplement "voiture" ne vous incite pas à l'action, et c'est pourtant ce dont nous avons besoin…

Pour bien formuler une tâche:

utilisez un verbe d'action: ce que vous avez à faire doit être décrit par une action. Si ce n'est pas le cas, alors c'est une information et elle n'a rien à faire dans une liste de tâches
utilisez l'infinitif: l'infinitif incite à l'action maintenant, comme l'impératif, mais il est plus naturel à utiliser: que pensez-vous de la différence entre "acheter une ampoule" et "achète une ampoule" ?
faites court et concis: plus la tâche est longue, moins elle a de chances d'être faite…

3. chaque tâche doit être une action immédiate

Les tâches dans votre liste doivent être immédiatement réalisables, en ce sens que pour les mener à bien, il ne doit pas y avoir de tâche à faire avant. Dans notre exemple de l'ampoule de phare à changer, si lorsque je constate que l'ampoule est cassée je me contente de rajouter à ma liste "changer ampoule phare", il y a peu de chance que ceci m'incite à l'action car je sais, même inconsciemment, lorsque je regarde ma liste que j'ai d'autres choses à faire avant de vraiment pouvoir changer l'ampoule. Il me faut en fait:

savoir de quel modèle d'ampoule j'ai besoin
acheter l'ampoule
enfin, remplacer l'ampoule

J'ai donc une chaîne d'actions à prendre avant d'arriver à mon objectif final. Ainsi, dans ma liste de tâches, le premier maillon de la chaîne, ma 1ère tâche sera: "regarder le manuel de l'auto pour voir le type d'ampoule". Sans cela, lorsque je verrai "changer ampoule", je repousserai la tâche à un autre jour et elle ne se fera pas…Cela doit vous rappeler la technique du "saucissonnage" dont parle Brian Tracy dans son livre Eat That Frog: on découpe les tâches en sous-tâches facilement réalisables pour atteindre son but. Dans l'idéal, vous pouvez prendre note de toutes les actions en chaîne mais avoir un système qui vous permet de masquer celles qui ne sont pas encore réalisables pour ne pas les avoir inutilement devant les yeux.

4. n'utilisez pas les dates

Utiliser les dates dans votre liste de tâches n'est pas toujours adapté et souvent vous stresse inutilement. En effet, lorsqu'une tâche n'est pas réalisée à la date prévue, elle passe alors dans une catégorie "date dépassée" qui vous fait culpabiliser et ne fait pas avancer les choses pour autant. Débarrassez-vous des dates et de ce sentiment de culpabilité en apprenant à gérer vos tâches différemment !

Il y a trois types de dates pour une tâche:

les dates "à faire le": la tâche ne peut pas être réalisée ni avant, ni après, vous avez une date fixe. Exemple: allez chercher belle-maman à l'aéroport
les dates "avant le": la tâche a une date limite, mais vous pouvez la réaliser en tout temps avant la date limite. Exemple: remplir la déclaration d'impôts
les dates "pas avant le": la tâche ne peut pas commencer avant une certaine date. Exemple: la réservation de billets de concerts, avec une date de mise en vente des billets

Si vous avez une tâche avec une date de réalisation précise, une date "à faire le", alors ne la mettez pas dans votre liste de tâches mais dans votre calendrier et traitez-la comme un rendez-vous. Pourquoi avoir dans votre liste, en permanence sous vos yeux, quelque chose que vous ne pouvez de toute façon pas faire ? De nouveau, cela vous pompe de l'énergie inutilement et nuit à la clarté de votre liste. Réservez donc vos capacités mentales pour d'autres choses et préservez la clarté de votre liste en utilisant un calendrier pour toutes ces actions "à date fixe".

Pour les actions "avant le", transformez-les en actions "à faire le" en leur attribuant d'ores et déjà une date: de cette façon, cette action ne sera pas dans vos pattes à chaque fois que vous ouvrirez votre liste de tâches et soyons honnêtes: une tâche "à faire avant le" est souvent faite au dernier moment, n'est-ce pas ? Comme nous sommes là pour apprendre à nous organiser, le mieux est d'affecter une date à cette tâche et de s'y tenir. Et que fait-on déjà des tâches avec une date fixe ? Ah oui, on les met dans le calendrier, pas dans la liste des tâches ! Enfin, pour les actions "pas avant le", transformez-les aussi en actions à date fixe et gardez la liste de tâches pour les tâches sans dates, à faire "au fil de l'eau", selon le moment et l'humeur.

5. utilisez les priorités

Les priorités vous aident à choisir quelle tâche mener à bien lorsque vous avez devant vous plusieurs options. Naturellement, c'est la tâche avec la priorité la plus forte qui l'emporte…Vous pouvez utiliser un système numérique avec une valeur attribuée à chaque priorité, mais évitez de tomber dans l'excès avec une échelle de 5 priorités ou plus. Une tâche est prioritaire, "normale" ou pas prioritaire, c'est tout. Les nuances apportées par les systèmes à plus de 3 valeurs sont inutiles et nuisent à la clarté. Vous pouvez utiliser des symboles simples tels qu'une flèche vers le haut pour indiquer une priorité forte ou une flèche vers le bas pour une priorité faible (et pas de flèche du tout pour les tâches "normales", sans priorité), une bombe, un dièse (#), une étoile (*), etc… L'essentiel est que le symbole vous plaise et vous parle clairement, indiquant la priorité sans ambiguité.

Alternativement, vous pouvez utiliser un système comme la méthode ABCDE de Brian Tracy:

A : critique, doit être fait, peut avoir des conséquences majeures si n'est pas réalisé
B : important, conséquences moyennes si la tâche n'est pas réalisée
C : sans importance, que ce soit fait ou pas
D : à déléguer
E : à éliminer

Pour ma part, je trouve ce système trop complexe: il doit venir en amont, au moment où on décide si une tâche vaut la peine d'être inclue dans la liste. Dès qu'on est dans la liste, c'est que la tâche doit être faite (on ne va pas pousser la perversité jusqu'à mettre des tâches qu'on ne veut pas faire, n'est-ce pas ?) et une priorité à 3 niveaux doit suffire. Enfin, on peut même travailler sans priorité du tout. C'est le parti pris de David Allen (l'auteur de Getting Things Done, origine de la fameuse méthode GTD. On aura l'occasion d'en reparler !). Suivant votre méthode de travail, il peut être bon d'avoir un système qui vous permette d'identifier les tâches les plus prioritaires.

6. utilisez les étiquettes

aaaah ! Les étiquettes ! Le principe est d'attacher une étiquette à chacune de vos actions pour identifier par exemple:

un lieu: est-ce que la tâche doit être faite à la maison, au bureau, ailleurs ?
un outil nécessaire: est-ce que la tâche doit être faite sur un ordinateur ?
un contexte: sur l'Internet ? au téléphone ? en ville ? au supermarché ?
un niveau d'énergie: devez-vous avoir la pêche ?

Les étiquettes dépendent beaucoup de votre façon de vivre et de traiter vos tâches. A titre d'exemple, voici les miennes:

rôle: parent, ami, père, mari, professionnel (cf l'article sur la motivation pour un aperçu sur les rôles)
durée: 5-15min, 30-60 min, >60 min
niveau d'énergie: basse énergie, énergie normale, haute énergie

Là encore, n'en faites pas trop: trop d'étiquettes apporteront de la confusion alors que le but est de pouvoir identifier facilement les tâches que vous pouvez mener à bien dans votre contexte actuel. Et trop d'étiquettes nécessitent beaucoup de maintenance. Je parie que vous ne mettrez des étiquettes qu'aux 3ères tâches et qu'à la 4ème, vous vous direz "à quoi bon ?" ! Les étiquettes vous permettront de filtrer l'affichage si vous utilisez un système électronique et de n'afficher que les tâches qui correspondent à votre contexte et à votre état d'esprit. Vous n'allez pas commencer ce bricolage de 4h ce soir alors que vous êtes crevé et qu'il est déjà 19h ? Alors ne l'affichez pas et n'affichez que ce qui demande à être fait depuis le sofa, iPad en main, comme commander des livres sur Amazon.

7. organisez les tâches par rôles

Les rôles sont les facettes principales de votre vie, les casquettes que vous portez. Chaque facette impose des responsabilités, des actions, mais ces actions ne peuvent souvent être menées à bien que lorsque vous êtes dans leur rôle. Vous pouvez par exemple avoir les rôles de père, de mari, d'employé, de président du club de foot, de membre du comité de la MJC locale, etc…Evidement, pour chaque rôle, vous avez des douzaines de tâches. Et bien sûr, vous ne pouvez pas faire les tâches de président du club de foot lorsque vous avez votre casquette d'employé. Alors vous pouvez définir des étiquettes, des catégories ou des pochettes pour chaque rôle. De cette façon, vous n'avez pas devant vous les tâches des rôles de mari et de président du club de foot lorsque vous êtes à une réunion du comité de la MJC…

8. organisez les tâches par catégories

En plus des étiquettes et des rôles, vous pouvez aussi définir des catégories de tâches pour identifier:

les tâches en cours: ces tâche qui sont actives, déjà commencées ou à réaliser bientôt
les tâches en attente: ces tâches partiellement réalisées mais pour lesquelles vous avez besoin d'informations ou de gens pour les terminer. Par exemple, vous demandez une autorisation à la Mairie pour un événement du club de foot. Vous avez écrit et vous attendez la réponse de la Mairie pour pouvoir avancer
les tâches remises à plus tard, faute de temps ou que vous pensez mener à bien un jour mais qui ne sont pas encore "actives". Par exemple, vous voulez, un jour, apprendre le Chinois (ni hao !)

Ces catégories sont autant de classeurs dans lesquels vous rangez vos tâches.

9. n'affichez que ce qui est utile

Utilisez les étiquettes, les catégories, les priorités et les rôles pour filtrer votre liste de tâches et n'afficher que ce qui est immédiatement utile et applicable au contexte dans lequel vous vous trouvez. L'idée à déjà été abordée mais elle centrale: en effet, nous nous cherchons sans arrêt des excuses pour ne pas faire les choses, pour les repousser au lendemain et fuir l'effort. Le simple fait d'avoir à passer en revue des douzaines de tâches qui n'ont rien à voir avec l'instant présent, que nous ne pouvons de toute façon pas entreprendre maintenant est déjà une excuse pour fermer la liste de tâches et passer à autre chose. Alors mettez l'accent sur la clarté, ne laissez pas à votre cerveau d'excuses pour procrastiner. Dans le meilleur des cas, vous êtes le ou la seul(e) à en supporter le préjudice, dans le pire des cas des tas d'autres gens en subiront les conséquences négatives avec vous.

10. utilisez les rappels

Enfin, dernier conseil, utilisez les rappels dans votre liste de tâches. Un rappel n'est pas un ordre de votre Outlook ou de votre iPhone qui vous somme de tout laisser tomber et de réaliser la tâche maintenant, mais c'est un outil qui vous permet de passer en douceur d'une tâche à l'autre et de ne rien oublier. Pour bien utiliser les rappels:

mettez le rappel suffisamment à l'avance, pour vous laisser le temps de terminer ce que vous êtes en train de faire
mettez plusieurs rappels pour avoir le temps de vous préparer si nécessaire
mettez un rappel plusieurs jours à l'avance pour une tâche à date fixe dans votre calendrier. Cela vous permettra de juger si vous pouvez / devez toujours la faire et vous permettra de ré-agender sans stress si les conditions ne sont pas réunies.

Voilà ! J'espère que ces conseils vous aideront à être plus productifs et moins stressés…Hé oui, quand on est bien organisé, on fait plus en stressant moins ! C'est le paradoxe heureux de la gestion du temps !

Dans un prochain article, je vous aiderai à bien choisir votre outils de gestion des tâches, que vous soyez technophile avec le dernier iPhone ou attaché à votre bon vieux agenda papier...